Automatiser vos certificats avec n8n

1.1 — Trouver un template

Prenons un template et personnalisons-le :

1. Ouvrez canva.com et créez un compte (ou connectez-vous)
2. Dans la barre de recherche, tapez « certificat »
3. Parcourez les templates et choisissez celui qui vous plaît

1.2 — Personnaliser le template

Cliquez sur Customize this template pour l'ouvrir dans l'éditeur Canva. Ajoutez votre identité visuelle : logo, couleurs, polices.

1.3 — Retirer les textes variables

Supprimez tout texte qui change d'un certificat à l'autre (nom du destinataire, date, etc.). Vous les ajouterez ensuite comme champs dynamiques dans TemplateFox.

Ici, pour faire simple, je retire seulement le prénom et le nom de l'élève.

1. Sélectionnez le texte du nom du destinataire
2. Supprimez-le entièrement

Astuce : gardez les éléments graphiques (bordures, ornements) et videz seulement les textes qui changent d'un certificat à l'autre.

1.4 — Exporter en PNG

Exportez votre certificat en image :

1. Cliquez sur Share → Download
2. Choisissez le format PNG
3. Cliquez sur Download

Pourquoi le PNG ? Plus simple à manipuler : aucun problème d'intégration de polices. Votre design devient une image de fond.

2.1 — Importer le design

Créez un nouveau template et importez votre design Canva :

1. Ouvrez Templates dans votre tableau de bord
2. Cliquez sur Create Template
3. Choisissez Fixed (documents d'une seule page)
4. Passez le format en A4 Landscape
5. Réglez le zoom sur 75 % pour voir la page entière
6. Étirez la section initiale pour qu'elle couvre toute la page
7. Cliquez sur New Element → Image
8. Importez votre PNG et étirez-le sur tout le fond : il doit s'ajuster parfaitement

2.2 — Ajouter les champs dynamiques

Ajoutez les champs de texte que n8n remplira. Pour cette démo, commençons par le nom du destinataire, {{participant_name}} :

1. Ajoutez un élément Text
2. Tapez {{participant_name}}
3. Placez-le là où le nom du destinataire doit apparaître
4. Choisissez la police Great Vibes en taille 90, pour un rendu élégant façon signature
5. Centrez le texte horizontalement et alignez-le en bas de la zone de texte
6. Ajustez l'interligne pour que le texte repose bien en bas (pour Great Vibes, 0.8 fonctionne bien)
7. Activez Autoscale Down : les noms longs rétrécissent automatiquement pour tenir dans la zone

Répétez l'opération pour les autres champs que le workflow n8n remplira. Les quatre ci-dessous correspondent aux colonnes que nous créerons en section 3 :

• {{participant_name}} — Nom du destinataire
• {{course_name}} — Nom de la formation ou du programme
• {{completion_date}} — Date de fin de formation
• {{instructor}} — Nom du formateur

Tout ce qui est identique sur chaque certificat (logo, signatures, nom de l'organisme, ligne de pied de page) se place dans l'éditeur, pas dans n8n. Moins vous exposez de champs au workflow, moins il y a de choses à relier ensuite.

3.1 — Déclencheur Google Sheets

Déposez un nœud Google Sheets Trigger sur le canevas et connectez Google OAuth (n8n vous guide si vous n'avez jamais connecté Google : comptez une trentaine de secondes). Ensuite :

• Choisissez votre feuille de calcul dans la liste déroulante
• Choisissez l'onglet à l'intérieur, en général Sheet1
• Réglez Event sur Row Added

n8n interroge la feuille toutes les minutes. Dès qu'une nouvelle ligne apparaît, le déclencheur lance une exécution où chaque colonne est disponible sous la forme {{ $json["Participant Name"] }}, et ainsi de suite. Cliquez sur Test step avec une ligne déjà présente dans la feuille : toutes vos colonnes doivent s'afficher dans le panneau de sortie.

3.2 — Relier les champs à TemplateFox

Ajoutez le nœud TemplateFox. Première fois ? Il vous faut une clé API : ouvrez la section des clés API de votre tableau de bord, créez-en une (elle commence par sk_) et collez-la dans la fenêtre d'identifiants de n8n. Tous les détails sont dans la documentation sur l'authentification si vous voulez la version longue.

Configurez ensuite le nœud :

• Réglez Operation sur Generate PDF
• Choisissez votre template de certificat dans la liste déroulante : les quatre champs ajoutés en section 2 s'affichent automatiquement
• Faites glisser chaque colonne du panneau d'entrée sur le champ du template correspondant
• Dans Options, réglez PDF Variant sur PDF/A-2b, un standard d'archivage moderne

3.3 — Télécharger et archiver dans Drive

Un piège à connaître : l'URL renvoyée par TemplateFox est valable 24 heures par défaut. C'est largement assez pour la télécharger, mais bien trop court pour la mettre dans un e-mail que quelqu'un ouvrira peut-être dans trois mois. On télécharge donc le PDF une fois, et on en range une copie permanente dans Drive. Deux nœuds :

1. HTTP Request : méthode GET, URL {{ $json.url }}, Response Format File. Vous obtenez le PDF sous forme de données binaires.
2. Google Drive : opération Upload, puis choisissez votre dossier d'archive. Important : dans Options, désactivez Simplify Output. Sinon, le champ webViewLink ne revient pas, et vous en avez besoin pour les deux étapes suivantes.

Ce webViewLink est la clé de tout : c'est une URL permanente vers le fichier dans Drive, que vous, le participant et tout audit futur pourrez utiliser sans limite de durée.

3.4 — Envoyer l'e-mail au participant

Ajoutez un nœud Gmail, ou Outlook, ou l'outil de votre équipe : le branchement est le même. Reliez le destinataire et l'objet à la ligne du déclencheur, et mettez le lien Drive dans le corps du message :

Pourquoi $json.webViewLink et pas l'URL TemplateFox ? Parce que Gmail se trouve après l'envoi dans Drive : $json désigne donc la sortie du nœud Drive. Le participant reçoit le lien permanent plutôt que celui valable 24 heures, et l'e-mail fonctionne encore des mois plus tard.

3.5 — Réécrire dans la feuille

Dernier nœud. C'est lui qui fait passer le workflow de « j'envoie et j'oublie » à « j'envoie et je garde une trace ». Ajoutez un second nœud Google Sheets, sur la même feuille de calcul et le même onglet, avec l'opération Update :

• Même feuille de calcul et même onglet que le déclencheur
• Matching Columns : Email
• Certificate URL → {{ $('Archive to Google Drive').first().json.webViewLink }}
• Issued At → {{ $now.toISO() }}