À propos de l'intégration TemplateFox
L'intégration Zapier officielle de TemplateFox génère des PDF à partir de vos templates et de vos données. Intégration native : aucune requête HTTP à configurer. Plus de 8 000 applications à brancher.
Pourquoi Google Sheets
Vos données sont sans doute déjà dans un tableur. Noms d'élèves, détails de commandes, fiches salariés : tout est dans Google Sheets. La difficulté, c'est d'en faire des documents sans copier-coller chaque ligne à la main.
C'est ce que nous allons régler. À la fin de ce tutoriel, chaque nouvelle ligne ajoutée générera automatiquement un PDF et l'enverra là où vous en avez besoin.
Une précision avant de commencer : ce guide transforme chaque ligne en un document distinct. Pour enregistrer tout le tableur en un seul PDF, Google Sheets le fait déjà (Fichier → Télécharger → PDF), sans automatisation.
Votre tableur est déjà prêt ? Passez directement à la création du template.
Préparez votre Google Sheet
1.1 — Structurez vos données
Rien de compliqué : les en-têtes en ligne 1, les données en dessous. L'exemple porte sur des certificats, mais la même structure vaut pour des factures, des rapports ou tout autre document.
| name | course | date | |
|---|---|---|---|
| Sarah Chen | sarah@example.com | Python avancé | 28 février 2026 |
| Marcus Johnson | marcus@example.com | Data Science 101 | 1er mars 2026 |
La colonne email sert à envoyer ensuite chaque certificat à la bonne personne. Inutile si vous voulez seulement télécharger les PDF.
1.2 — Bien nommer vos colonnes
Un conseil qui vous évitera des maux de tête : des noms de colonnes simples. Pas d'espaces, pas de caractères spéciaux.
Ces noms fonctionnent bien
nameemailcompletion_datetotal_amount
Ces noms posent problème
Nom complet→ utiliseznameAdresse email→ utilisezemailDate (JJ/MM)→ utilisezdate
Votre tableur a déjà des noms de colonnes exotiques ? Ça fonctionne quand même : il faudra simplement associer les champs à la main dans Zapier.
Créez votre template PDF
2.1 — Choisissez un template
Ce tutoriel utilise un template de certificat. Prenez-en un dans notre galerie de templates ou partez d'une page blanche.
- Ouvrez la bibliothèque de templates
- Choisissez celui qui se rapproche le plus de ce qu'il vous faut
- Ouvrez-le dans l'éditeur
Vous avez déjà un design dans Canva ou Figma ? Suivez notre guide d'import depuis Canva.
2.2 — Ajoutez une variable par colonne
C'est l'étape clé. Votre tableur a une colonne name ? Dans votre template, écrivez {{name}}. À chaque exécution, Zapier remplace la variable par la vraie valeur.
Pour ce certificat :
name → {{name}} course → {{course}} date → {{date}} Le texte du template passe donc de ceci :
Avant
Ce certificat atteste que Jean Dupont a suivi...
Après
Ce certificat atteste que {{name}} a suivi...
Besoin d'aller plus loin ? Les expressions permettent de mettre en forme des dates ou de faire des calculs.
2.3 — Testez-le
Avant de brancher Zapier, vérifiez que le template fonctionne. Ouvrez l'onglet Preview et collez des données de test :
Les valeurs doivent apparaître sur votre certificat. Si quelque chose cloche, corrigez-le maintenant, avant de connecter Zapier.
Connectez Zapier
Place au branchement. Le Zap surveille votre tableur : dès que vous ajoutez une ligne, il envoie ses données à TemplateFox, puis le PDF part par email.
Google Sheets
New Row
TemplateFox
Generate PDF
Gmail
Send Email
3.1 — Configurez le déclencheur
- Rendez-vous sur zapier.com et créez un nouveau Zap
- Cherchez Google Sheets
- Choisissez New Spreadsheet Row comme déclencheur
- Connectez votre compte Google et sélectionnez votre tableur
- Testez : Zapier doit récupérer une de vos lignes existantes
Il existe aussi un déclencheur New or Updated Spreadsheet Row pour régénérer le PDF quand vous modifiez une ligne. Ce tutoriel s'en tient au plus simple.
3.2 — Ajoutez l'action PDF
- Ajoutez une étape d'action et cherchez TemplateFox
- Choisissez Generate PDF
- Connectez votre compte (avec la clé API de votre tableau de bord)
- Sélectionnez le template créé plus haut
- Associez les champs : Zapier affiche toutes les colonnes de votre tableur
Les correspondances ressemblent à ceci :
Si vos colonnes portent le même nom que les variables du template, Zapier peut en remplir une partie tout seul.
3.3 — Envoyez le PDF où vous voulez
L'action PDF vous renvoie le document, en fichier et en URL. Reste à en faire quelque chose : ici, on l'envoie par email.
- Ajoutez une autre action : Gmail (ou votre service d'email habituel)
- Comme destinataire, utilisez la colonne
emailde votre tableur - Joignez la sortie PDF File de l'étape précédente : c'est un vrai fichier, il arrive en pièce jointe
- Rédigez l'objet et le corps de l'email
Activez le Zap et ajoutez une ligne à votre tableur. Si tout est bien branché, vous recevez un email avec le PDF en pièce jointe.
Pas d'email ? Enregistrez le PDF dans Google Drive, déposez-le sur Dropbox, publiez-le dans Slack : choisissez ce qui convient à votre workflow.
Exemples d'usage
Certificats
Le cas le plus courant. Les créateurs de formations envoient un certificat à chaque élève qui termine un cours. Fonctionne très bien avec Teachable, Thinkific ou un simple formulaire d'inscription.
Rapports
Rapports de ventes hebdomadaires, points d'avancement, bilans de performance. Certaines équipes remplissent le tableur par script chaque lundi, puis les PDF partent tout seuls.
Factures
Les freelances et les agences qui suivent leurs projets dans un tableur. Une ligne ajoutée à la fin d'un projet, et la facture part.
Étiquettes et badges
Les organisateurs d'événements qui recueillent les inscriptions par formulaire. Chaque inscription devient un badge ou un porte-nom à imprimer.
Courriers
Les RH qui envoient des promesses d'embauche, les associations qui remercient leurs donateurs. Le même template, des noms différents.
