Extension Airtable

L’extension officielle TemplateFox génère des PDF directement depuis vos enregistrements Airtable, sans code. Sélectionnez des enregistrements, lancez la génération, puis récupérez les liens de téléchargement ou écrivez les PDF dans votre table.

L’extension TemplateFox s’affiche en anglais : ses boutons et options sont cités ici tels quels.

Installation

1. Ouvrez votre base Airtable.
2. Cliquez sur Extensions dans la barre du haut.
3. Cliquez sur Add an extension.
4. Cherchez TemplateFox et cliquez sur Add.

Configuration

1. Récupérez votre clé API dans votre tableau de bord.
2. Ouvrez l’extension et collez votre clé API.
3. Cliquez sur Connect : l’extension vérifie la clé et affiche vos crédits restants.
4. Cliquez sur l’icône des réglages (l’engrenage) à tout moment pour changer ou déconnecter votre clé API.

Choisir un template

Une fois connecté, choisissez un template dans la liste déroulante. L’extension charge tous les templates de votre compte TemplateFox.

Pas encore de template ? Créez-en un ou parcourez nos templates d’exemple pour partir d’une base.

Mapper vos champs

Une fois le template choisi, l’extension affiche chaque variable du template, avec une liste déroulante pour choisir la colonne Airtable qui la remplit.

Correspondance automatique : l’extension associe les champs par leur nom. Par exemple, la variable invoice_number se mappe d’elle-même sur une colonne Airtable nommée « Invoice Number ».

Changer un mapping : cliquez sur une liste déroulante pour choisir une autre colonne. Le sélecteur ne propose que les colonnes compatibles avec le type de la variable : impossible de mapper un nombre sur un champ date par erreur.

Valeurs fixes : basculez un champ de Field à Static pour saisir une valeur fixe au lieu de la lire dans une colonne. Pratique pour ce qui ne change pas d’un enregistrement à l’autre, comme le nom de votre entreprise ou vos conditions de paiement.

La plupart des types de colonnes Airtable sont pris en charge : texte, nombres, dates, cases à cocher, listes de choix, pièces jointes, enregistrements liés, codes-barres, formules, etc. Si une colonne est grisée dans le sélecteur, voir la section Dépannage plus bas.

Lignes répétées (lignes de facture)

Si votre template contient des lignes répétées, comme les lignes d’une facture, deux options s’offrent à vous.

Enregistrements liés

Mappez la variable sur une colonne Linked records. Chaque enregistrement lié devient une ligne de votre PDF. L’extension affiche alors des sélecteurs de sous-champs pour mapper les colonnes de la table liée :

Champ du template	Colonne de la table liée
description	Description
qty	Quantity
price	Unit Price

C’est la façon la plus naturelle de gérer des lignes de facture dans Airtable : les articles vivent dans une table à part, liée à chaque enregistrement de facture.

JSON dans un champ texte

Placez un tableau JSON dans une colonne Long text ou Single line text :

[
  {"description": "Widget", "qty": 2, "price": 10.00},
  {"description": "Gadget", "qty": 1, "price": 25.00}
]

Cette option convient quand vous construisez les données par programme ou que vous les importez d’un autre système.

Générer des PDF

Choisissez vos enregistrements

Choisissez les enregistrements pour lesquels générer un PDF :

• Selected records : sélectionnez d’abord des enregistrements dans la vue grille, puis lancez la génération ;
• All records in view : choisissez une vue et générez un PDF pour chacun de ses enregistrements.

Options

Option	Description
Write PDF URL to field	Choisissez une colonne URL ou Attachment pour y enregistrer automatiquement le lien du PDF, sur chaque enregistrement
URL expiration	Durée de validité du lien de téléchargement : 1 heure, 24 heures, 3 jours ou 7 jours
PDF variant	Génère un PDF standard ou une variante d’archivage PDF/A-1b / 2b / 3b (conforme aux exigences de conservation à long terme)

Outils PDF

L’extension comprend aussi un panneau PDF Tools pour manipuler des PDF directement, sans template. Déposez une URL ou une pièce jointe pour assembler plusieurs PDF en un seul, extraire des pages avec la syntaxe 1-3, 5, 7-9, ou faire pivoter toutes les pages.

Résultats

Après la génération, chaque enregistrement affiche un lien Download PDF. Si vous avez choisi un champ de destination, l’URL y est aussi enregistrée directement, sans copier-coller.

Sur plusieurs enregistrements, la génération se fait un enregistrement après l’autre. Si vos crédits s’épuisent en cours de lot, l’extension s’arrête et indique les enregistrements déjà traités.

Cas d’usage courants

Factures : liez une table « Invoice Items » à votre table « Invoices ». À chaque nouvelle facture, sélectionnez l’enregistrement et générez un PDF avec ses lignes, ses totaux et votre identité visuelle.

Certificats : tenez la liste de vos participants ou élèves. Sélectionnez un lot d’enregistrements et générez des certificats personnalisés pour tout le monde d’un coup.

Bons de livraison et étiquettes d’expédition : mappez les données de commande et les adresses de livraison de votre table logistique. Générez les étiquettes de toutes les commandes d’une vue « Ready to Ship ».

Contrats et propositions commerciales : remplissez les coordonnées du client, le périmètre du projet et les prix depuis votre table CRM. Générez un PDF et enregistrez son lien dans un champ Attachment.

Rapports : rassemblez plusieurs champs dans un rapport PDF mis en forme. Utilisez une vue filtrée pour générer des rapports sur une période ou une catégorie précise.

Dépannage

Une colonne est grisée dans le sélecteur

Le sélecteur ne propose que les colonnes qui correspondent au type de la variable. Par exemple, une variable texte n’affiche pas les colonnes Attachment ou Collaborator. Pour utiliser une colonne qui n’apparaît pas, créez dans Airtable une colonne Formula qui la convertit en texte (par exemple ARRAYJOIN(values, ", ")), puis mappez cette colonne formule.

Aucun template dans la liste déroulante

Vérifiez que votre clé API est valide et que votre compte TemplateFox contient au moins un template enregistré. Contrôlez-le sur app.templatefox.com/dashboard.

Il manque des données dans le PDF

Vérifiez que chaque variable du template est mappée sur une colonne (ou dispose d’une valeur fixe). Une variable non mappée reste vide dans le PDF généré.

Étapes suivantes

• Démarrer en 5 minutes : créez votre premier template
• Liaison de données : utilisez des variables dynamiques dans vos templates
• Expressions : formatez nombres et dates, affichez du contenu sous condition
• Envoi vers S3 : stockez vos PDF dans votre propre bucket S3 plutôt que sur des URL qui expirent